Markanızın Fuar Süresince Fiziksel Deneyimini Uçtan Uça Yönetiyoruz.

Plan; imalat fiyatı, taşınacak parçaların sayısı ve hacmi, teslim ve kurulum süresi, mekânın ve organizatörün kuralları, gümrük işlemleri ve standın sonraki fuarlarda tekrar kullanılıp kullanılmayacağı birlikte değerlendirilerek her proje için ayrı yapılır. Üretim, şirket bünyesindeki imalathane ile alt imalat süreçlerinin koordinasyonu çerçevesinde ele alınır; nakliye ve gerekli gümrük işlemleri projenin lojistik planlaması kapsamında takip edilir.

Mekânın kuralları bu planın somut kısmıdır ve baştan hesaba katılır: Hannover’de vinç ve forklift yalnız Deutsche Messe’nin onayladığı nakliyecilerle kullanılır; Köln’de vinç gibi araçları yalnızca Koelnmesse’nin sözleşmeli ortakları kullanır. Köln’de ayrıca gümrük işlemlerinin sözleşmeli nakliyeciyle yürütülmesi önerilir ve yurt dışından gelen mal için Almanca üç nüsha proforma fatura gerekir; bu adımlar sevkiyat planına baştan işlenir ve takip edilir.

Organizatörün teknik ofisi, belirlenen kriterlerin dışında kalan projelere müdahale eder, bilgilendirir ve düzeltme ister. Başlıca sebepler: yerleşim alanı sınırları dışında kalmak, planlanan yüksekliğin üzerinde kalmak, alan ve yerleşim teknik ölçü ya da mesafelerine uygunsuzluk, acil çıkış ve müdahale kapak ve kapılarının engellenmesi, iş güvenliği ve güvenlik unsurlarına uygun malzemelerin kullanılmaması ya da belirtilmemesi. Bu kriterler mekândan mekâna değişir.

Onay eşiği fuardan fuara değişir. Messe Frankfurt’ta portalına göre onay isteyen yapılar arasında 100 m² üzerindeki stantlar, iki katlı stantlar, özel yapılar ve 4 metreden yüksek yapılar vardır; Koelnmesse’de teknik kurallara uyan tek katlı stantlar onay gerektirmez, özel yapılar ve iki katlı yapılar onay ister. Malzemelerin yangın sınıfı belgesi organizatörün ve ülkenin kurallarına göre istenir.

Çift kat, zemin alanının dar kaldığı durumlarda alanı dikeyde genişleten bir çözümdür. Yoğun ağırlama, bayi ve ziyaretçi trafiği olan fuarlarda ve firmalarda görüşme ve ağırlama bölümünün sergileme alanından ayrı bir katta kurgulanmasına olanak tanır; büyük alanlı firmalarda da gerekebilir. Planlamada ikinci katın imalatı, statik hesap, organizatör onayı ve kurulum takvimi birlikte ele alınır.

Onay çerçevesi fuar alanına göre değişir: Messe Frankfurt ve Koelnmesse’de iki katlı yapılar onaya tabidir, Hannover’de çok katlı yapılar onay ister. Onay çizimi ve teknik başvurular genellikle Inside tarafından katılımcı adına organizatörün platformuna yüklenir. Salonun tavan yüksekliği ve organizatörün yükseklik sınırı tasarımın başında kontrol edilir; çift katın net yükseklik ihtiyacı bu bilgiyle birlikte değerlendirilir.

Karar, standın kaç fuarda kullanılacağına bağlıdır. Stant birden fazla fuarda kullanılacaksa parçalar baştan tekrar kullanıma göre tasarlanır ve yatırım bu kullanımlara yayılır; tek fuar için tasarlanan stantta parçalar sonraki fuarlarda yeniden üretilir. Tekrar kullanılan stantta depolama ve bakım sürekli gider kalemi olarak eklenir.

Tekrar kullanıma göre tasarlanmamış özel dekorda parçalar her fuar için yeniden üretilir; bu yüzden planlanan kullanımların toplamı baştan hesaba katılır.

Elektrik, su, tavandan asma (rigging) ve forklift/vinç gibi hizmetler organizatörün portalı ya da hizmet mağazası üzerinden sipariş edilir; örneğin Hannover’de vinç ve forklift yalnız Deutsche Messe’nin onayladığı nakliyecilerle kullanılır. Standın tasarımı, imalatı, mobilyası ve grafiği katılımcıya ya da stant yapımcısına aittir. Hangi kalemin zorunlu olduğu katılımcı el kitabında (exhibitor manual) ya da hizmet portalında yazar ve fuardan fuara değişir; bu kalemlerin son sipariş tarihleri vardır.

Bu ayrım bütçeyi etkiler: zorunlu kalemler serbest seçilemez. Zorunlu kalemlerin listesi ve son tarihleri katılımcı el kitabından çıkarılır.

Fuara altı hafta kala organizatör katılımcıdan stant proje görselini, işaretlenmiş genel dış ölçüleri, yerleşim görselini ve elektrik talebini ister; son yükleme tarihini organizatör belirler ve katılımcıya duyurur. Yüklemeyi katılımcı adına Inside yapar. Kilit tarihi iki hesapla bulunur: organizatörün plan teslim son tarihi ve kurulumdan geriye doğru yapılan imalat, grafik ve nakliye hesabı. Hangisi erkense kilit tarihi odur.

Onay isteyen yapılarda onay damgası olmadan yapıma başlanamaz. Messe Frankfurt’ta planlar kurulumdan en geç altı hafta önce teslim edilir; Koelnmesse’de onay talebi inşaat işlerinin başlamasından en az altı hafta önce iletilir. Süre ve onay eşiği fuar alanından alana ve etkinlikten etkinliğe değişir.

Metrekare fiyatı maliyetin yalnız bir parçasıdır ve çoğu zaman en büyük parçası değildir. Toplamı belirleyen kalemler şunlardır: mekâna ödenen alan bedeli, stant imalatı, nakliye ve gümrük, kurulum işçiliği, mekânın zorunlu hizmetleri (elektrik, rigging, forklift), grafik üretimi, mobilya kirası ve, stant tekrar kullanılacaksa, depolama. Aynı metrekaredeki iki stant arasındaki farkı genellikle imalat değil, bu kalemlerin toplamı yaratır.

İmalat maliyetini ise yüzey sayısı ve detay belirler: kapalı hacim, özel tavan, gömme aydınlatma ve boyalı düzgün yüzey maliyeti yükseltir; açık strüktür, hazır panel ve baskı yüzeyi daha düşük maliyetlidir. Metrekare üzerinden verilen bir teklif bu kalemlerin hangisini içerdiğini söylemiyorsa, karşılaştırılabilir bir teklif değildir. Teklif kalem listesiyle istenir.

ATA Karnesi geçici ithalat belgesidir: ülkeye giren ve fuardan sonra aynen geri çıkacak eşyayı kapsar. Sergilenecek ürünler ve demonstrasyon ekipmanı bu kapsama girer. Tüketim malı kapsam dışındadır. Stant malzemesinin varış ülkesinde kabulü o ülkenin uygulamasına bağlıdır.

Karne yalnızca aynen geri getirilecek eşyayı kapsar; yurt dışında bedelle kiralanan ya da yurt dışında işlenen mal için karne verilmez. Karnenin geçerlilik süresi en çok bir yıldır. Türkiye’de karne, TOBB’un yetkili odaları aracılığıyla alınır. Karne sistemine katılan her ülke karneyi her kullanım amacı için kabul etmez. Hangi eşyanın karneyle, hangisinin başka bir rejimle gideceği sevkiyat listesi hazırlanırken belirlenir. Katılımcı firmanın ürünleri Inside’ın nakliye ve planlaması kapsamında değildir; Inside bu ürünleri taşımaz, fuar alanında teslim alır ve fuar bitiminde katılımcının belirttiği taşıyıcıya teslim eder.

Akışın kurgusunda ilk ele alınan konu, standın kaç cepheden açık olduğudur: sıra, köşe, kafa ve ada stantlar arasında açık cephe sayısı artar; stant koridordan daha çok yönden görünür ve daha çok yönden girilebilir. İkinci konu kapalı toplantı alanıdır: oranı büyüdükçe stant dışarıdan daha kapalı görünebilir; bu yüzden toplantı alanının oranı ve konumu açık cephelerle birlikte planlanır.

Saklama ayrı bir maliyet kalemidir; ilk bütçede yer almamışsa sonradan ortaya çıkar. Depolama hacimle, bakım malzemeyle fiyatlanır. Söküm ve paketleme işçiliği, depolama alanı, taşıma, koruma koşulları, yeniden kullanım öncesi bakım ve eksik parçaların tamamlanması hesaba girer.

Hesap, ilk maliyetin öngörülen kullanım sayısına bölünmesi ve her kullanım için grafik yenileme ile depolamanın eklenmesiyle kurulur. Tekrar kullanıma göre tasarlanmamış özel üretimde parçalar her fuar için yeniden üretilir.

Informa Markets’in Better Stands programı, yalnız alan olarak kurulan tek kullanımlık stantlardan tekrar kullanılabilir yapılara geçişi hedefler. Program Bronze, Silver ve Gold seviyelerinden oluşur ve yalnız alan stantları etkinlik sonunda bağımsız olarak doğrulanır. Programın sayfası, tekrar kullanılabilir stantların maliyetinin genellikle tek kullanımlık stantlardan düşük olduğunu belirtir.

Bronze seviyesinde stant yapısı ve duvarlar, platform, mobilya ve ekipman ile aydınlatma değerlendirilir; Silver bunlara üst tabela, asma yapı, tavan ve sergileme elemanlarını ekler; Gold seviyesinde grafikler, dekoratif ürünler ve zemin kaplaması da yer alır. Katılım sözleşmesi imzalanmadan önce fuarın kılavuzuna bakılır; istenen en düşük seviye etkinliğe göre değişir.

Teknik kurallar fuar alanından alana ve etkinlikten etkinliğe değişir. Başlıca farklar onay eşiğinde ve plan teslim süresindedir; aşağıdaki tablo dört örneği gösterir.

Önceden bildirilmesi gereken bilgiler, katılımcıya özgü istekler ile sergilenecek ürünlerle ilgili taleplerdir: asma tavan ya da görsel alan gibi özel talepler ve ürünlerin montajı için sahada ekip istenip istenmediği. Bu bilgiler tasarıma ve organizatörün katılımcı portalındaki başvurulara baştan işlenir.

Inside ürünleri fuar alanında teslim alır; ayrıntılar katılımcıya ve fuara göre değişebilir. Böylece katılımcı yetkililerinin yalnız bunun için bir gün önce alanda bulunması gerekmez. Fuar bitiminde kalan ürünler katılımcının belirttiği ya da anlaşmalı olduğu taşıyıcıya teslim edilir; gerekli evrak alınır, teslimin fotoğrafı çekilir ve katılımcıya iletilir. Taşıma düzeni, taşıyıcı sorumluluğu ve organizatörle yapılan taşıma anlaşmaları taşıyıcı ile katılımcıya aittir. Tavan konstrüksiyonunun kullanılabildiği fuarlarda katılımcı isterse, organizatörün verdiği ağırlık ve alan bilgileri doğrultusunda asma tavan ya da görsel alan tasarlanıp uygulanabilir; bu istek Inside’a önceden iletilir ve bu hâliyle hazırlanan stant için ayrıca tavan konstrüksiyonu kullanım bedeli çıkarılır.

Fuar yatırımının geri dönüşü, fuardan önce tanımlanan ölçülerle izlenir; ölçüler arasında nitelikli görüşme sayısı, görüşme başına toplam maliyet ve fuardan sonraki dönemde kapanan işin değeri bulunur. “Nitelikli görüşme”nin tanımı fuardan önce yazılır. Toplam maliyete alan bedeli, stant, nakliye, konaklama ve personel günü girer.

Fuardan önce kısa bir not yazılır: nitelikli görüşmenin tanımı, hedeflenen sayı ve kayıt yöntemi. Görüşmeler sahada kaydedilir.